Integritetspolicy

Inledning & Sammanfattning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för alla de bolag som ingår i Prowork-koncernen (vidare kallat för Prowork).  Denna integritetspolicy är en samtyckeshandling och beskriver Proworks behandling av personuppgifter. Vår rekomendation är att du noggrant läser igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Den korta sammanfattningen är att vi på Prowork inte spar mer information om dig som kandidat, kund, leverantör eller anstäld än nödvändigt. Men viss typ av data behövs för att kunna utföra de tjänster som vi åtar oss. Genom att ansöka om ett arbete genom att tex. skicka in ett CV, eller ta en anställning hos oss – alternativt vara en leverantör eller kund hos oss, så godkänner ni de rutiner och processer vi har för att på bästa möjliga sätt kunna utföra våra tjänster på bästa möjliga sätt.

Integritetspolicyns tillämpningsområde

För vem gäller policyn?

Denna Integritetspolicy är tillämplig för dig som är kandidat, anställd, kund, leverantör eller annan  intressent. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till Prowork.

Varför behövs policyn

Denna Integritetspolicy reglerar hur Prowork samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är uthyrning &  rekrytering. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Prowork har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.

När gäller inte policyn

Ibland annonseras tjänster från Prowork på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Prowork. Prowork har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till Prowork webbsida. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och Prowork är inte ansvarigt för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Prowork webbplats. Prowork Integritetspolicy är inte heller tillämplig på behandling som utförs av testföretag.

För dig som är kandidat eller anställd

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka vår förmåga att utföra våra tjänster på ett proffessionellt vis.
Prowork behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:

  1. tillhandahålla vårt tjänsteutbud till Proworks kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av detta
  2. hantera och administrera vår relation till dig;
  3. hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller Prowork kunder och leverantörer; och

Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att Prowork behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Prowork behandlar och hur Prowork kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

Har du eller tänker du söka arbete hos / via Prowork

De personuppgifter Prowork behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till Prowork via Proworks webb, email eller genom kontakt med Proworks personal i samband med tex interjvuer. Prowork kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera Prowork Integritetspolicy.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgift som är nödvändiga för uppföljning av det tjänstutbud vi erbjuder våra beställare.
För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från Prowork lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att Prowork behandlar sådant fotografi.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa av Prowork kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan Prowork i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs/ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Prowork be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för de tjänster vi erbjduder.  Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Prowork och/eller Proworks  beställare. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av Prowork. Prowork kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med Prowork kund i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för Prowork att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.

Prowork kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

Arbetar du hos oss?

De personuppgifter vi kommer att behandla om dig består av, (utöver de uppgifter som angivits under punkten om de som söker arbete hos oss, dvs kandidater), bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.
Prowork kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Prowork ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

Hur sparar vi personuppgifter?

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.
De uppgifter du registrerar i din profil eller som Prowork registrerar i Prowork verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger Prowork skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett anställningsförhållande med Prowork eller du återkallat ditt samtycke till Prowork behandling av dina personuppgifter.

Prowork kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

  1. uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;
  2. anställningsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år;
  3. kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år; och
  4. kontrolluppgifter, tills dess att Prowork pensionsåtaganden upphört.

För dig som är kund eller leverantör

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy.

Prowork behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för erbjuda våra tjänster. och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Prowork eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

Prowork behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:

  1. kunna samarbete i samband med de tjänster vi erbjuder;
  2. administrera vår relation till er;
  3. möjliggöra framtida affärsrelationer.

Personuppgifter för kund eller leverantör

Kunder

Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att Prowork behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för Prowork personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy från samtliga berörda individer.

Prowork kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

Prowork kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Leverantörer

Prowork kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt (Kunder) och (Kandidat) och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av våra tjänster, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Prowork samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Prowork sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil(er) eller som Prowork registrerar i Prowork affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger Prowork skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.

Prowork kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:

  1. ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;
  2. kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser Prowork med kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på våra tjänster, till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig.

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Användande av Prowork webbplats och cookies

I dagsläget samlar vi inte någon data via webplatsen. Skulle detta ändras så kommer policyn för det presenteras på hemsidan.

Skyddet för personuppgifter

Prowork har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Prowork anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Prowork regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Delning av personuppgifter mellan bolag i Prowork

Prowork delar som huvudregel personuppgifter som härrör från kandidat, anställd, kunds och leverantörs anställda med samtliga bolag inom Prowork-koncernen i syfte att kunna tillhandahålla våra tjänster på ett effektivt sätt. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda kandidater och anställda relevanta och spännande uppdrag och erbjuda den bästa kompetensen för Prowork kunder och öppna för nya affärsrelationer.

Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan bolagen i Prowork-koncernen. Innan en delning av känsliga personuppgifter sker gör Prowork alltid en bedömning om huruvida en sådan delning är nödvändig för syftet som de känsliga personuppgifterna samlats in för samt om det behövs ytterligare samtycke till delningen eller om det finns lagstöd för att dela personuppgifterna.

En förutsättning för delning av personuppgifter mellan bolag i Prowork-koncernen är att den företas i enlighet med denna Integritetspolicy och relevant personuppgiftslagstiftning.

Delning av personuppgifter utanför bolag i Prowork

Prowork kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för de tjänster vi erbjuder kan personuppgifter lämnas vidare till en kund, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av våra tjänster. Prowork kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Proworks leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som hanterar jobbsökningar för vår räkning.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Prowork omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

Personuppgiftsansvarig

Prowork Stockholm AB, 5569256-4591

Prowork Bemanning AB, 556967-7072

Kemistvägen 6, 18379 Täby, är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Prowork som personuppgiftsbiträde

Prowork är personuppgiftsansvarig för Prowork personuppgifter men det kan förekomma situationer där Prowork inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. När Prowork behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Prowork är då bundet av de instruktioner som Prowork fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Prowork inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Prowork kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

 Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Prowork på adressen ovan (under “Personuppgiftsansvarig”) få besked om vilka personuppgifter som Prowork behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

Ändringar i denna integritetspolicy

Prowork förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webb platsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Prowork personuppgiftsbehandling.

Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@Prowork.se.

Vill du komma i kontakt med oss?

Tveka inte att ta kontakt med oss - vare sig det gäller jobb, anställning eller bara för en kopp kaffe.

Maila Ring